苏州大学大型精密贵重仪器设备管理办法

第一章 总则
    第一条 学校的仪器设备是国有资产的重要组成部分,是保证教学、科研开展的必备条件之一。仪器设备管理是学校财产管理的重要工作之一,大型精密贵重仪器设备管理则是重中之重。为加强我校大型精密贵重仪器设备管理,提高其使用效益,特制定本办法。
    第二条 大型精密贵重仪器设备的范围
根据《行政事业单位国有资产管理办法》(国资事发[1995]17号文件)和教育部有关文件规定,结合本校实际,大型精密贵重仪器设备的范围是:
    一、单价超过人民币5万元(含5万元)但不足10万元或需配套使用、整套价格达到或超过5万元不足10万元的仪器设备为校定大型仪器设备。
    二、单价超过人民币10万元(含10万元)的仪器设备为部定大型贵重仪器设备。
    三、单价超过人民币40万元(含40万元)的仪器设备;单台(件)价格不足40万元,但属于成套购置或需配套使用,整套价格超过或达到40万元的仪器设备;属国外引进、国家科技部管制的23种仪器设备(详见附件),均属教育部管制的大型精密贵重仪器设备。
    第三条 大型精密贵重仪器设备实行统一规划、合理布局、专管共用、资源共享,为教学、科研和社会服务。
               
第二章   申购、验收、索赔
    第四条 大型精密贵重仪器设备的购置应根据我校事业和学科发展规划、教学与科研需要等情况制定布局合理的配备方案。科研设备的申购,必须以学科目前的研究方向、承担课题、研究人员的实际情况和今后学科建设发展方向等为依据,优先考虑购置多学科、多方向共用设备,不得申购近期不可能投入使用的仪器设备。
    第五条 为贯彻自力更生、厉行节约的方针,为了节约国家外汇,申购进口的仪器设备应是目前国内不生产、不供应或国内产品质量指标不能满足教学、科研需要,且所在地区没有或不可能协作共用的必须购置的关键性仪器设备。
    第六条 申购大型精密仪器设备的单位和项目负责人、学科带头人必须承担下列职责:
    一、为充分利用该设备而切实安排好工作内容和基本工作量,以确保达到购置设备的预期效益目标;
    二、确保达到规定的机时数;
    三、确保研究人员及维护操作人员的落实,并培训上岗;
    四、确保有健全的制度并能贯彻执行,实行规范管理;
    五、负责维护、运行和培训费的筹措。
    第七条 购前,申请单位应组织专人(单价20万元以上的设备与校设备主管部门一起)进行充分调研,尽可能了解掌握不同厂商生产的不同规格型号的同类仪器设备的质量、技术指标、价格和厂商售后服务等有关情况,以利可行性论证报告的填写和招、议标时的最终选择。如需出国调研或参加谈判,应在订货前提出,报请学校同意,并及时向校外事部门申报备案。
    第八条 申购大型精密贵重仪器设备必须在充分市场调研的基础上进行分析论证,防止因购置不当而造成经济损失。
    一、 申购单位在作充分调研的基础上填写《大型精密贵重仪器设备可行性论证报告》。报告主要包括下列几方面内容:
    1、申购的必要性,校内和本地区已有该设备情况和使用量预测分析;
    2、所购仪器设备的先进性和配置的合理性、适用性、以后功能开发或升级的可行性;
    3、设备费、配件费、辅助设备费、运行费、维修费、人员培训费、场地环境改造费落实情况;
    4、场地落实情况和环境、安全条件的完备程度;
    5、使用人、专管人配备和落实情况;
    6、校内外共用设想方案;
    7、效益预测和风险分析。
    二、 论证:
    1、购置单价5万元以上,不足40万元的仪器设备须组织该学科和相关学科专家开会论证,签署论证意见,并经本单位领导批准。
    2、购置单价40万元以上(含40万元)的仪器设备,除学科组论证、院系批准外,学校主管部门组织校设备、财务、纪监部门有关人员、相关学科专家(必要时可请校外同行专家来校或以通讯形式)进行论证,必要时可请教学、科研、基建、人事部门等人员一起参与论证。附属医院自行组织专家论证。
    3、教育部管制的大型精密贵重仪器设备,必要时可请教育部组织同行专家进行论证。
    4、对论证工作,各单位和有关专家必须本着对学校负责的精神认真对待,防止形式主义。参加人员必须与供货商无任何私人关系。
    5、论证结论意见主要内容应包括:购置的必要性和可行性;设备选型、配置、厂商选择的合理性及设备的先进性、适用性和以后功能开发、升级的可行性、价质比等;建设性意见和建议;最终结论。
    三、 市场调研与聘请论证专家的有关费用由申购单位承担。
    第九条 审批程序
    一、 单价不足40万元的大型精密贵重仪器设备,经院(系)审批后,交校设备主管部门审核,并报主管校长批准。
    二、 单价40万元以上(含40万元)大型精密贵重仪器设备,除经院(系)、校设备部门、主管校长审批外,还须报校长批准。
    三、 购置进口大型精密贵重仪器设备,须报省计经委机械进出口办公室审批,特种仪器设备须经国家计经委和经贸委审批。
    第十条 购置
    一、大型精密贵重仪器设备必须在学校批准后购置,不得“先斩后奏”,否则后果由购置单位和经办人自负。
    二、大型精密贵重仪器设备的购置归口于实验室与设备管理处。各院(系)、部门不得擅自单独与厂商进行商务洽谈或签署合同。
    三、为维护学校利益,购置单价5万元以上的仪器设备原则上采用招标的方式采购。独家生产、独家经销、独家代理的设备采用商务谈判的方式采购。
    四、未按规定准备好场地、设施、经费,未落实好研究人员、管理人员的大型精密贵重仪器设备暂缓购置。
    五、 进口仪器设备的购置
    1、购置进口仪器设备,必须按规定填写申请表、订货卡和《科教用品免税申请表》。填写时必须字迹端正,不得涂改,中、英文一一对应,仪器设备、零配件的名称和规格型号译文要准确,在备注栏中,写明生产厂家或公司、联系地址、电传、电话号码等。
    2、进口仪器设备经有关部门批准后,其批文有效期(自批准之日起到对外签约日期止)引进项目机电设备为一年,单机为半年,过期无效。因特殊原因误期,申购单位需办理申请延期半年的手续,但不得再次申请延期。
    3、批准文件下达后,校设备部门主要工作是:与可信度高的外贸部门或进出口公司签订委托书,委托其与外商签署规范外贸合同和处理购汇、报关、提运等有关事宜;要及时查询、答复、处理有关事宜,并凭外贸进口部门与外商签订的合同、进口批准文本、订货卡、免税申请表向海关申请免税;及时将海关批准的免税申请表挂号邮寄或派人专送到外贸进口部门或合同中规定的目的港所在地的外运部门。
    4、经批准的免税进口仪器设备,只作教学、科研用,不可移作它用,更不可销售、转让或用于生产。如欲作它用或销售、转让,必须经海关批准,并按章补税;否则,海关将按违章案件处理。
    5、如未委托外贸进口部门办理报关、提运事宜,则校设备部门在接到“到货通知单”后应立即凭合同、运单、发票、装箱单和其它有关证明材料到目的港所在海关报关和办理提货手续,自运或委托当地外运部门将仪器设备运到学校。
 报关、提货工作应及时办完,以免交纳较多的仓储费和滞报金。
    第十一条   验收、索赔
    一、大型精密贵重仪器设备到货后使用单位应及时组织本单位专家,并通知校设备部门、档案馆和供货单位有关人员验收。进口仪器设备必须在索赔期内与供货外商工程师一起开箱验收(外商书面委托我校单方验收除外),必要时还应请商检部门技术人员一起参与验收。
    二、验收人员应对仪器设备的外包装、设备外形的完好状况进行检查(如在提货时发现外包装受损、受潮等问题,必须立即在机场或港口同有关部门交涉,取得证明材料),核对主机、配套设备和配件、软件、资料等是否齐全,型号、规格、制造厂等是否与所订合同相符;等厂商技术人员安装、调试后,即进行质量与技术功能、指标的验收;验收完毕应及时写出验收报告交设备科备案。验收报告中须写明设备名称、规格、型号、国别、厂家、价格、数量、包装与外观、功能、主要性能指标、技术资料、附件名称及数量、到货时间、安装过程、运行状态、参加验收人员等验收情况,验收人员均应在验收报告上签名。验收时应对外包装、设备外观和验收主要过程中发现的问题应以摄像片或形成书面材料作为依据。验收报告一式四份,院(系)实验室、实验室与设备管理处、档案馆、供货单位各一份。
    三、进口大型仪器设备须按规定请商检部门检验。验收时如发现损坏或数量、质量、功能等问题应请商检部门来检验并出具商检证书,作为向外商索赔的法律依据。
    四、根据惯例,货物外包装受损、浸水或数量短缺等,索赔期为三个月;质量问题的索赔期为十二个月。如验收不合格,立即与外贸部门和外商联系,办理索赔手续。因验收拖延,贻误索赔期,由此产生的一切后果全部由用户负责。
    第十二条 设备验收后,应及时填好验收单,做好经费来往的清理、结算工作,待发票到后与验收单中的财务联一起交财务处报帐。
    第十三条   本校及附属医院购置进口免税仪器设备的其它规定详见《苏州大学购置进口免税科教用品若干规定》及其附件。
第三章  使用与管理
    第十四条 大型精密贵重仪器设备完成各项验收后要逐步建立技术档案和动态档案(使用、维修记录等),动态记录力求详尽:使用时间、用途、机时数、设备运行状态、使用人、故障情况、维修时间,修后达到的指标,修理人等均应记载清楚。
    一、技术档案内容应包括订购文件、论证书、验收合格证书或验收报告、上级批文、购货合同、免税批件、验收全过程记录、主要技术数据、照片、图谱、商务凭证(含发票复印件)、商检报验单、索赔证书等各种原始文件和文字记载及全套随机技术资料。
    二、档案按学校《科技档案管理条例》正式立卷存校档案馆,使用部门可去借用技术资料。必要时可复印若干份,分别由校、院设备管理、使用部门分执备用。
    三、建档的文字记载和所有收集的文件资料必须完整、合格并编制案卷目录,由专人管理,如遇设备调拨转户,档案要跟随仪器转交。
    第十五条 使用部门必须定责任保管人、技术负责人和操作人员,并制定相应的岗位职责条例和管理、使用、操作、维护保养制度。
    一、仪器保管人员必须严格按精密贵重仪器保养规定,科学地维护、保养仪器,使仪器始终处于外表整洁、性能稳定、数据可靠的水平。
    二、技术负责人会同操作人员负责定期检查、校验、检修并记载技术档案,使仪器设备始终处于完好可用状态。
    三、操作人员主要按规程负责开机使用,填写使用记录。操作人员必须经过技术培训,由有关部门负责技术考核取得合格证后,方可独立操作。操作人员要基本稳定,调动时要做好接替人员培训和交接工作。
    四、非操作人员一律不得随意开机操作,无证操作或违反操作规程造成仪器损坏的要追究经济责任。
    五、集仪器管理、技术维护、操作于一身的实验技术人员应尽多项职责。
    六、使用部门平时要做好仪器操作资格人才的培养工作。
    第十六条 要按国家技术监督局有关文件规定,定期对大型精密贵重仪器设备的性能、指标进行校检和标定,对精度和性能降低的要及时报请专门修理人员(进口设备请原公司维修工程师)修复。
    第十七条 大型精密贵重仪器设备实行专管共用、资源共享,除满足本校教学、科研使用外,鼓励开展校际和跨地区、跨行业的协作共用及对社会各单位进行咨询、培训、分析测试等技术服务,努力提高仪器设备使用效率。管理人员要正确处理校内与校外、系内与系外、服务与创收、运行与养护等诸项关系,坚持校内教学、科研测试优先的原则,保证基本任务的完成。
    第十八条 大型精密贵重仪器设备使用收费标准一般为:
    一、本校教学、科研用机原则上不收费;
    二、对校外服务应收取机时费,机时费的收取标准应从消耗性材料、水电费用、设备折旧、劳务费及其它诸因素进行核算,并参考兄弟单位收费标准,经学校审定后公布。
    三、收费时一律使用校财务处提供的收据,收费单位必须将款交财务处管理。收取的机时费按学校收费管理办法的规定办理,财务处按核定的耗材费、冲抵仪器所在单位业务费(有维护费的单位冲抵到维护费中)。
    第十九条 大型精密贵重仪器设备不得外借(特殊情况按《苏州大学仪器设备(固定资产)管理办法》第七章的有关规定办理),不得拆改和解体使用。如确因维修、功能开发、改造设备、研制新产品需要拆卸、解体,须以书面形式上报学校,并请专家组对方案论证后,由主管校长批准。如有擅自外借、拆卸、解体,学校应对其进行批评、教育或处分。若造成损坏或经济损失的,应从严处理,并赔偿一定的经济损失。
    第二十条 认真做好使用记录,每年9月30日前,各单位将大型精密贵重设备使用情况、维修费统计表报设备科。
    第二十一条 大型精密贵重设备专职的管理、操作人员原则上按单价50万元定1个编制;单价在100万元以上的设备定2个编制。各单位给管理、操作人员合理定岗,明确职责和任务,加强考核。为保证任务的及时完成,各单位在分工时注意每台大型仪器设备应配备至少2名人员兼管。
    第二十二条 大型精密贵重设备管理人员必须相对稳定,如需更换或退休、出国,应事先做好接收人员的上岗培训工作,各种资料、设备、附设、材料等方面应作全面清点交接,双方签字认可,有领导监交并在交接清单上签字。
第四章报损、报废、调拨
    第二十三条 大型精密贵重仪器设备使用多年后,如无法修复到原有技术指标的,可报学校批准作降级使用。
    第二十四条 因技术落后,损坏、无法购到零配件予以修复或维修费过高不适宜修理、已属没有使用价值的大型精密贵重仪器设备要及时组织专家鉴定,并报请学校作报损报废处理。折价收回的残值应根据《高等学校会计制度》和学校有关规定上交财务部门入帐。报损报废的仪器设备由校主管部门处理,仪器所在单位不得擅自出售、调拨或捐赠。
    第二十五条 大型精密贵重仪器设备的报损报废须按下列程序和规定处理:
    一、仪器设备所属单位提交报废申请报告和技术鉴定报告;
    二、校主管部门组织专家审议,提出具体意见;
    三、报主管校长批准;
    四、教育部和国家科技部管制的设备需报上级主管部门备案。特种设备必要时由部组织专家鉴定并批准。
    第二十六条 大型精密贵重仪器设备的报损、报废或调拨,必须经主管校长批准。凡权属学校的大型仪器设备,如闲置不用或长期使用率低,校主管部门有权提出调拨处理意见,报请主管校长批准后实施。
    第二十七条 附属医院大型设备的报损、报废按学校有关文件执行。
第五章   考核与奖惩
    第二十八条 大型精密贵重仪器设备的使用和管理实行年度考核制度。每年仪器所在单位根据《大型精密贵重仪器设备效益年度评价表》(附件三)进行逐台考核,由校主管部门组织检查、核实,并向全校公布;
    第二十九条 实行奖惩制度。对年度评价中优秀的单机和在申购、验收、使用、管理维修、技术改造、报损报废等工作中成绩优秀的单位和个人,经有关单位推荐,主管部门审核,报学校批准,应予以精神和物质奖励;对在上述工作中严重失职者要分析原因,追究当事人及负责人的责任,给予必要的经济或行政处罚,情节严重的要作刑事处理。
第六章 附则
    第三十条 本办法作为《苏州大学教学科研仪器设备(固定资产)管理办法》的补充。本办法自颁布之日起施行。原有文件同时废止。
    第三十一条   本办法由实验室与设备管理处负责解释。